Pojęcia Podstawowe

1. Organizacja
   • Ludzie
   • Cele
   • Struktura
   • Technologie
2. Zarządzanie
3. Sprawność

Organizacja

Pojęcie organizacja stosowane jest w trzech znaczeniach:

• Rzeczowym - organizacja to pewien obiekt, który można odróżnić od innych ze względu na jego cechy charakterystyczne
• Atrybutowym - organizacja jest cechą podmiotów złożonych nazywaną zorganizowaniem
• Czynnościowym - organizacja to tyle co tworzenie organizacji zwane inaczej organizowaniem

Cechy organizacji w znaczeniu rzeczowym

• Celowość
• Zorganizowanie
• Wyodrębnienie z otoczenia
• Poddawana zarządzaniu

Organizacja jest po to aby osiągać określone cele

System - jest to zbiór elementów połączonych wzajemnie w sposób bezpośredni i pośredni. Każda organizacja jest systemem, ale nie każdy system jest organizacją.

Model Harolda Jacka Leavitta

Organizacja to uporządkowany system społeczno-techniczny

Istnienie połączeń oznacza że zmiana w elemencie zmieni inne elementy.

Elementy systemu społecznego

• Ludzie to najważniejszy składnik organizacji
• Cele to zbiór zamierzeń przewidzianych do realizacji w określonym przedziale czasu

Elementy systemy technicznego

• Struktura organizacyjna to zbiór reguł ograniczających dowolność oraz nieprzewidywalność zachowań członków organizacji
• Technologie to zbiór metod i technik realizacji celów organizacji

Otoczenie to jest to co jest poza organizacją i znajduje się w relacjach z nią

Ludzie jako składnik organizacji

Ludzie to członkowie organizacji wraz z ich wiedza, kwalifikacjami, systemem wartości, motywacja do pracy itp. Są oni najważniejszym elementem każdej organizacji, który opisywany jest na poziomie jednostkowym, grupowym i kulturowym.

Typologia osobowości organizacyjnych

• Autokrata - dominacja wobec podwładnych i służalstwo wobec przełożonych
• Gracz - lubi zmiany, które są dla niego szansa, często je prowokuje
• Biurokrata - broni swoich interesów poprzez dokumentacje swych działań, nie umie uczyć się na błędach, zdyscyplinowany, formalizm w działaniu
• Profesjonalista - stara się sprzedać jak najlepiej swoja wiedzę, kwalifikacje i umiejętności, dąży do profesjonalizmu
• Przedsiębiorca - duża potrzeba osiągnięć, dąży do pracy na własny koszt i rachunek
• Twórca - twórcza osobowość, bardziej go interesuje to czego nie ma niż to co jest, postrzega rzeczywistość przez pryzmat problemów

Typy grup organizacyjnych

• Strategiczną - jej członkowie pracują na najwyższych szczeblach hierarchii, ale nie są zadowoleni ze swojego statusu, zmierzają do poprawy swoich pozycji
• Konserwatywną - jej członkowie rekrutują się z osób pracujących na najwyższych szczeblach hierarchii, nastawione na obronę dotychczasowych pozycji
• Wybuchową - jej członkami są pracownicy wykonawczy (z niższych szczebli) o podstawowym znaczeniu dla funkcjonowania i rozwoju organizacji
• Apatyczną - jej członkami są pracownicy (z niższych szczebli) o niskim organizacyjnym statusie, świadomi swojej marginesowej roli w organizacji

Kultura organizacyjna

Kultura organizacyjna - (wg Edgarda Scheina) to zbiór norm i wartości regulujących zachowania członków organizacji podbudowanych założeniami dotyczącymi istoty rzeczywistości wyrażających się tak zwanymi artefaktami

Artefakty kulturowe (widoczne i uświadomione)

Artefakty to zewnętrzne przejawy kultury.

Rodzaje artefaktów

• Językowe - język, mity, legendy
• Behawioralne - ceremonie, rytuały sprzedaży, zachowania
• Fizyczne wytwory materialne organizacji - produkty materialne

Normy i wartości (częściowo widoczne i uświadomione)

Norma to pewien wzorzec działania, wartość to wszystko to co dla uczestników organizacji jest ważne

Normy i wartości dzielą się na:

• Deklarowane
• Rzeczywiście przestrzegane

Założenia dotyczące (całkiem niewidoczne i nieuświadomione)

• Natury człowieka
• Relacji międzyludzkich
• Organizacji
• Otoczenia

Kultura organizacyjna służy temu, aby się czymś wyróżniać wśród innych (firma na tle innych)

Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna jest to zbiór reguł ograniczający dowolność i nieprzewidywalność zachowań członków organizacji.

Cechy struktury organizacyjnej:

• Hierarchia (konfiguracja) - opisuje kształt struktury (płaska, smukła), określa rozpiętość i zasięg kierowania
• Centralizacja - opisuje sposób rozmieszczenia składników struktury
• Specjalizacja - opisuje podział pracy, stopień specjalizacji, charakteryzuje różnorodność i powtarzalność działań na stanowiskach pracy
• Formalizacja - opisuje dokumentację organizacyjną
• Standaryzacja - opisuje ujednolicone sposoby działania i procedury organizacyjne

Dobra struktura to taka, której cechy dostosowane są do celów organizacji

Technologia

Technologia to sposób osiągania celów organizacji i wiedza o dyrektywach sprawnego działania.

Wyróżnia się dwa aspekty technologii

1. Dyrektywy sprawnego działania o racjonalnym postępowaniu
   • Najważniejszą dyrektywą stałego działania jest koncepcja cyklu organizacyjnego Le Chateliera. Obejmuje ona realizacje 5 następujących zadań:
     • Sformułowanie celu (najważniejszy etap)
     • Zbadanie warunków i środków działania
     • Przygotowanie warunków i środków działania (opracowanie planu i zbudowanie struktury organizacyjnej)
     • Realizacja celu
     • Kontrola samych siebie
2. Typ stosowanego procesu produkcyjnego J. Woodward wyróżniła trzy typy procesu produkcji
   • Produkcja jednostkowa, małoseryjna
   • Produkcja wieloseryjna i masowa
   • Produkcja ciągła (aparaturowa)

Cele jako składnik organizacji

Cele to zbiór zamierzeń przewidzianych do realizacji w określonym przedziale czasu

Funkcje celów:

• Ukierunkowują działania członków organizacji
• Motywują ich do sprawnego działania
• Sprzyjają dobremu planowaniu
• Są podstawą kontroli

Rodzaje celów:

• Misje organizacji to nadrzędny cel organizacji wyróżniający sens jej istnienia (nie ma sformułowań o charakterze ilościowym)
• Cele strategiczne to formułowane na najwyższych szczeblach hierarchii przez menedżerów tych szczebli
• Cele operacyjne to formułowane na niższych szczeblach hierarchii, koncentracja na celach bieżących

Otoczenie

Otoczenie to jest to co jest poza organizacją i znajduje się w relacjach z nią

Podział otoczenia

• Dalsze (ogólne)

  • Warunki techniczne
  • Warunki ekonomiczne
  • Warunki socjokulturowe
  • Warunki polityczno-prawne
  • Warunki naturalne

  stanowiące tło prowadzonej działalności

• Bliższe (konkretne)

  • Instytucje
  • Grupy
  • Jednostki, z którymi organizacja powinna współdziałać aby mogła funkcjonować i się rozwijać

Uproszczony model H. Leavitta

Zarządzanie

Zarządzanie organizacją jest to planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrola oraz wykorzystywanie zasobów dla osiągania celów organizacji

Cechy zarządzania

• Dotyczy ludzi jako najważniejszego czynnika
• Jest usytuowana w kulturze
• Opiera się na jasnych celach i określonym systemie wartości
• Zarządzanie powinno sprzyjać uczeniu się organizacji na doświadczeniach
• Wymaga komunikowania się
• Wymaga prostego zbioru wskaźników ułatwiających ocenę
• Powinno być zorientowane na klienta

Funkcje zarządzania

• Planowanie - wytyczanie celów i sposobów ich osiągania
• Organizowanie - kształtowanie struktur organizacyjnych i dokonywania zmian struktury
• Przewodzenie - wywieranie wpływu na podwładnych
• Kontrola - systematyczne działanie na rzecz ustalania norm efektywności, pomiaru efektywności, porównywania norm z efektywnością, ewentualnego korygowania norm lub efektywności

Menedżerzy

Menedżer to członek organizacji realizujący proces zarządczy

Koordynowanie polega na łączeniu działań w jedną całość

Role menedżerów dotyczą

• Reprezentant - uroczyste otwarcie nowej filii
• Przełożony - motywowanie pracowników
• Łącznik - koordynowanie działań zespołów
• Nadajnik - wysyłanie informacji
• Odbiornik - śledzenie informacji z rynku
• Rzecznik - wygłaszaniu przemówień
• Innowator - opracowanie nowych idei
• Rozwiązujący problemy - rozwiązywanie konfliktów
• Przydzielający zasoby - dokonywanie przeglądów
• Prowadzący rokowania - negocjowanie z dostawcą

Podział menedżerów:

• Najwyższego szczebla
• Średniego szczebla
• Najniższego szczebla

Podział umiejętności menedżerów wg Lindberga:

• Techniczne - wiedza w określonej dziedzinie poza zarządzaniem
• Społeczne - dotycząca relacji z ludźmi
• Zarządcze (koncepcyjne) - integrowanie działań w jedną całość

ta zależność dotyczy dużych organizacji

Inteligencja przywódcza to zdolność menedżerów w trzech obszarach

• Zadań
• Ludzi
• Ocena samych siebie

Efekt organizacyjny

Zarządzanie powinno prowadzić się do tak zwanego efektu organizacyjnego

Efekt organizacyjny to przeciętna nadwyżka korzyści przypadającego na jednego członka zespołu współdziałająca z innymi, w porównaniu z korzyścią możliwa do osiągnięcia w działaniu indywidualnym

Efekt organizacyjny ilustruje formuła: 2 + 2 = 5

Przyczyny efektu organizacyjnego

• Ciągłość pracy
• Wprawa w działaniu
• Wzajemna motywacja i kontrola
• Koncentracja sił i środków w czasie i przestrzeni
• Korzystanie z wydajnych maszyn i urządzeń

Występowanie efektu organizacyjnego jest warunkiem koniecznym funkcjonowania i rozwoju organizacji. Dotyczy to wszystkich organizacji, które ze względu na tak zwaną funkcje genotypową, to jest rolę jaką pełni organizacja w otoczeniu.

Dzielą się na:

• Organizacje gospodarcze (nastawione na zysk)
• Organizacja zaspokajająca niematerialne potrzeby klienta (np. kina, teatry)
• Organizacja administracyjna
• Organizacja społeczna (np. partie polityczne, związki zawodowe)
• Organizacja religijna

Pojęcie sprawności (efektywności)

Podstawowe kryteria sprawnego działania:

• Skuteczność
• Ekonomiczność
• Korzystność

Warunkiem koniecznym sprawności jest choćby minimalna skuteczność

Działanie jest skuteczne kiedy prowadzi do skutku zamierzonego jako celu, wyróżnia się działania:

• Skuteczne
• Nieskuteczne
• Przeciw skuteczne (odwrotność celu)
• Częściowo skuteczne (cel musi być stopniowalny)

Cenność – to wyrażone ilościowo zarówno łatwo jak i trudno-mierzalne skutki działań

Wyniki działań (W) - suma cenności celu działania i wszystkich pozytywnie oceniających skutków ubocznych

Koszt działania (K) - suma cenności pomniejszonych nakładów i wszystkich negatywnych skutków ubocznych

Korzystność działania

Miarą korzystności działania jest różnica wartości wyniku działania – W i kosztów – K

$Korzystnosc\space dzialania\begin{cases} W - K > 0 \space Korzystne\\\\ W - K < 0 \space Niekorzystne\\\\ W - K = 0 \space Obojetne \end{cases}$

Ekonomiczność działania

Miarą ekonomiczności działania jest wskaźnik ekonomiczności działania $\frac{W}{K}$

$Ekonomicznosc\space dzialania\begin{cases} \frac{W}{K} > 1 \space Ekonomiczne\\\\ \frac{W}{K} < 1 \space Nieekonomiczne\\\\ \frac{W}{K} = 1 \space Obojetne \end{cases}$

Dwa działania w takim samym stopniu ekonomiczne nie muszą być w takiej samej mierze korzystne

Metody ekonomizacji

Ekonomizacja to dążenie do wzrostu ekonomiczności działania, czyli wzrostu wskaźnika W / K

$\frac{W \rightarrow Max}{K = const}\space\space\frac{W = const}{K \rightarrow Min}\space\space\frac{W \rightarrow Max}{K \rightarrow Min}\space\space\frac{W \rightarrow Max(szybciej)}{K \rightarrow Max(wolniej)}\space\space\frac{W \rightarrow Min(wolniej)}{K \rightarrow Min(szybciej)}$

Drugorzędne kryteria sprawności

• Racjonalność - działanie jest racjonalne, jeżeli jest dostosowane do zewnętrznych i wewnętrznych jego okoliczności. Wyróżnia się racjonalność w sensie:
  • Rzeczowym
  • Metodologicznym
• Prostota - działanie jest tym prostsze im zawiera mniej elementów, im mniej złożone są relacje między nimi
• Udatność - jest udatne jeśli oprócz głównego celu osiągane są pozytywnie oceniane skutki uboczne
• Dokładność - działanie jest tym dokładniejsze im bardziej przypomina wzór

Wyróżnia się sprawność w sensie

• Uniwersalnym - nazwa ogólna każdego z kryteriów z osobna (racjonalności, prostoty, udatności i dokładności) oznacza to np. że działanie skuteczne jest sprawne w sensie uniwersalnym
• Syntetycznym - działanie jest tym sprawniejsze w sensie syntetycznym im więcej zawiera w sobie omówionych kryteriów i w to możliwym najwyższym stopniu.